Preferencias de comunicación: Slack y correo electrónico y chat, ¡oh cielos!

¿Cuáles son tus preferencias de comunicación? ¿Slack o Teams? ¿Y los mensajes de texto? ¿El correo electrónico? ¿El chat? ¿Una llamada telefónica de la vieja escuela? ¿Y Zoom? O algo novedoso. ¿Qué tal una reunión cara a cara? O puedes ir a la antigua usanza y enviar una nota manuscrita o una carta.

¿Cómo se elige ¿qué canal de comunicación utilizar?

¿Cuál es el tipo de comunicación?

Empieza por considerar el tipo de comunicación. Si se trata de una consulta rápida, elige los mensajes de texto o las redes sociales. Si hay muchos detalles, Slack, Teams o el correo electrónico pueden ser la mejor opción. Si es probable que haya muchas preguntas, considera Zoom, una llamada telefónica o incluso una conversación cara a cara. Lo mismo si es probable que haya mucha colaboración. Para el soporte técnico, el chat funciona muy bien, pero también lo hacen otros canales, dependiendo de las preferencias de las personas a las que atiendes. ¿Y en un escenario de uno a muchos en el que necesitas comunicarte con un grupo de personas? ¿Cuál es la mejor opción en ese caso? Podría ser el correo electrónico, pero también Slack. Y luego está la cuestión de cuándo cambiar de canal, por ejemplo, de un mensaje de texto a una llamada telefónica. Suelo pensar que los mensajes de texto son apropiados para una comunicación breve, pero una vez que la comunicación se convierte en un intercambio más largo, cambio a una llamada telefónica.

¿Qué le parece un portal del cliente en su sitio web? Cada vez más, los clientes expresan un preferencia por el no contacto humanosobre todo en cuestiones rutinarias. Un portal del cliente puede satisfacer esa necesidad.

¿Qué pasa con la comunicación de información sensible? Evita canales públicos como las redes sociales, Slack o Teams, o el correo electrónico tradicional. Elige una llamada telefónica o un mensaje privado.

Considere la posibilidad de preguntar a sus clientes cuáles son sus preferencias de comunicación. A continuación, diseñe una estrategia de comunicación basada en la información que reciba.

¿Hasta qué punto es urgente la comunicación?

Considere la urgencia de la comunicación. Si es realmente urgente, llama por teléfono o visita en persona. El chat en directo o los mensajes de texto pueden ser una buena solución para una comunicación moderadamente urgente. Para una comunicación poco urgente, opta por el correo electrónico o las redes sociales.

Preferencias de comunicación de los clientes

Aparte de las consideraciones prácticas de elegir un canal de comunicación en función del tipo de comunicación, tenga en cuenta también las preferencias de comunicación de las personas que se comunican. Por ejemplo, supongamos que usted prefiere el texto, pero su cliente prefiere una llamada telefónica. En este caso, como es su cliente, su elección de comunicación debería ser una llamada telefónica. Fíjate en quién necesita la comunicación. ¿Es la persona que origina la comunicación o la que la recibe? ¿Y si eres el Director General y necesitas comunicarte con todos tus empleados? Considera un enfoque omnicanal utilizando vídeo, correo electrónico y quizás Slack o Teams.

Mantén a raya tu ego y tus preferencias personales. En lugar de eso, ten en cuenta las preferencias de la persona o personas que quieres que reciban tu mensaje. ¿Cuál es la mejor manera de llegar a ellos? Conozca a su público. Encuéntrelos donde están y aumentará las posibilidades de que su mensaje llegue.

Además, ten cuidado con hacer suposiciones sobre las preferencias de comunicación de la otra persona basándote en su edad. El hecho de que sean mayores no significa necesariamente que prefieran una llamada telefónica, ni debes asumir automáticamente que los millennials o la generación Z prefieren Slack. Los estereotipos no siempre son ciertos.

¿Quieres transmitir tu mensaje? Ten en cuenta el tipo de comunicación, la necesidad de seguridad, la urgencia y las preferencias comunicativas de los demás interlocutores.

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