Cuatro frases mágicas de atención al cliente de TI (qué decir en casi cualquier situación)

Atención al cliente Todo se trata de relaciones. Es cierto que, a veces, la relación tiene una vida muy corta, como cuando un técnico de un centro de llamadas recibe una llamada para una simple asistencia técnica, como restablecer una contraseña. Aun así, hay una relación. Incluso si la interacción dura solo dos o tres minutos, el recuerdo de la interacción de la otra persona se convierte en su comprensión de la relación. ¡Eso puede durar años! Otras veces, la relación es continua y de largo plazo, como la relación entre un técnico de MSP y un cliente de larga data. Obviamente, existen diferencias en cómo se manejan las relaciones de largo plazo en comparación con las relaciones de corto plazo, pero algunas prácticas se aplican independientemente de la duración de la relación. relación.

Una constante, sin importar la duración de la relación, es la importancia de modales básicosDe hecho, los modales básicos forman parte de cuatro frases que pueden ayudar en casi cualquier situación. Escribí sobre estas cuatro frases mágicas en 2015. Ahora son incluso más relevantes. Aquí hay cuatro frases mágicas y sencillas atención al cliente Palabras y frases que son solo modales básicos. Francamente, es bueno usarlas en todas las relaciones, no solo en atención al cliente.

4 frases mágicas de atención al cliente de TI

Frase #1: Di por favor. Es una palabra muy simple, pero transmite respeto, cariño y civilidad. Los agentes de policía bien capacitados usan "por favor" incluso cuando tratan con personas difíciles. palabra por favorAunque es simple, es muy eficaz para calmar los ánimos y restaurar las relaciones rotas. El uso de la palabra “por favor” transmite amabilidad, respeto y cortesía. A continuación, se muestran algunos ejemplos de cómo usar “por favor”: “Por favor, avíseme si eso resolvió el problema”, “Por favor, describa lo que sucedió cuando inició sesión” o “Por favor, dígame cualquier mensaje de error que haya recibido”.

Frase #2: Decir gracias. “Gracias” es tan poderoso como “por favor” en el servicio al cliente y, francamente, en la vida. Di “gracias” por los pequeños gestos, los grandes favores y todo lo demás. Di “gracias” por las actividades rutinarias o por algo excepcional. Cuando dices “gracias”, estás diciendo que la otra persona es importante, que la aprecias y que está marcando una diferencia. Algunos ejemplos: “Gracias por informarme sobre el problema que tenías con Slack. No sabíamos nada al respecto y pudimos solucionarlo gracias a que nos lo hiciste saber”, “Gracias por vaciar la papelera” o “Gracias por lo que sea que hayas hecho con la base de datos. Ahora funciona mucho más rápido”. Busca oportunidades para decir “gracias”.

Frase #3: Pregunta: “¿Cómo puedo ayudar?” Esto es simple atención al cliente Una pregunta sincera puede desarmar incluso al cliente o compañero de trabajo más enfadado. Demuestra que quieres ser útil, que quieres resolver el problema sea cual sea y que te preocupas, de un ser humano a otro.

Frase #4: Di: “Lo siento”. Decir “lo siento” transmite compasión (que te preocupas) y empatía (que intentas imaginar lo que está pasando la otra persona). También puede ser una disculpa cuando un sistema no funciona como se espera. De manera similar a decir “¿Cómo puedo ayudar?”, decir “lo siento” transmite preocupación entre personas y da inicio al proceso de reparación de las relaciones dañadas.

Obviamente, hay más que decir. atención al cliente que simplemente usar modales básicos. Aún así, ser educado y civilizado con su clientes y compañeros de trabajo, utilizando estos cuatro mágicos atención al cliente Las palabras y frases ayudan mucho a construir relaciones positivas que permanecerán con usted durante toda su carrera.

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