Consejos de capacitación en atención al cliente: cómo comunicarse con éxito mediante el correo electrónico

Si tenemos en cuenta la gran cantidad de alternativas al correo electrónico, como Slack, Teams, mensajes de texto y chat, entre otras, es fácil pensar que el correo electrónico es un canal de comunicación anticuado y obsoleto. De hecho, el volumen total de correo electrónico aumentó en 7% en 2021 (GlobeNewswire) y más de la mitad de la población mundial utiliza el correo electrónico. (Embudo de lanzamiento). En otras palabras, El correo electrónico es relevante, importante y Es muy utilizado. Es precisamente por eso que Compassionate Geek incluye instrucciones sobre las mejores prácticas de correo electrónico en nuestro formación en atención al cliente.

11 prácticas recomendadas para el correo electrónico

1. Utilice un tema descriptivo y específico línea que le ayudará a usted y a la otra persona a identificar esta conversación de correo electrónico en particular en el futuro. Muchos sistemas de tickets de soporte agregan automáticamente un número de ticket. Si el suyo no lo hace, considere agregar un número de ticket manualmente.
2. Personaliza tu respuesta Incluyendo el nombre del usuario. Evite saludos genéricos como “Estimado usuario” o “Estimado cliente”.
3. Uno de los temas más importantes de formación en atención al cliente con correo electrónico es el siguiente: Vuelva a leer el correo electrónico original del remitente. para asegurarse de que está respondiendo todas sus preguntas y no ha pasado por alto inadvertidamente ninguno de los problemas del correo electrónico. (¿Alguna vez ha experimentado la frustración de recibir solo una respuesta parcial a una consulta y tener que enviar otro correo electrónico solicitando respuestas a preguntas que se ignoraron en su primer correo electrónico?)
4. Nunca asuma que el cliente o usuario tiene un nivel particular de conocimientoEs mucho mejor ser demasiado minucioso que omitir pasos necesarios porque asume que la persona que recibe su correo electrónico ya sabe algo.
5. Anticipar problemas relacionados. que el usuario o cliente pueda tener e incluir enlaces a páginas de documentación o, si es necesario, pasos que el destinatario debe seguir si encuentra algún problema relacionado.
6. Utilice viñetas En lugar de párrafos largos, las listas con viñetas son más fáciles de leer. Es fácil pasar por alto puntos internos ocultos en párrafos largos.
7. Numera cualquier instrucción paso a pasoPruébelos para asegurarse de no haber omitido ningún paso ni haber hecho suposiciones falsas sobre cómo deberían funcionar los pasos.
8. Mostrar profesionalismo Utilizando una gramática adecuada. Evite el uso de atajos en los mensajes de texto (son buenos para uso personal, pero no tienen cabida en los negocios).
9. Además, demuestre profesionalismo al Corrección de significado, ortografía, gramática y errores mecánicos. como pulsaciones de teclas repetidas o correcciones ortográficas incorrectas (simplemente adquiera el hábito de volver a leer cada correo electrónico por completo antes de presionar el botón de enviar).
10. Utilice emoticones para expresar o aclarar emociones (pero tenga cuidado con su uso excesivo).). También tenga en cuenta quién leerá su correo electrónico. Por ejemplo, probablemente no pondría una carita feliz en un correo electrónico dirigido al director ejecutivo o a otros ejecutivos de alto nivel de su empresa.
11. Asegúrese de que su información de contacto esté incluida En cada correo electrónico. Las funciones de firma automática de la mayoría de los programas de correo electrónico facilitan esta tarea. Incluya su nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico, horario de atención y enlaces apropiados, como el sitio web de su empresa o departamento, páginas de soporte y cualquier sitio de redes sociales relacionado con el trabajo, como LinkedIn.

Las mejores prácticas en materia de correo electrónico son importantes

Su programa de capacitación en atención al cliente, ya sea que lo lleve a cabo usted mismo o elija Capacitación en atención al cliente de Compassionate Geek, debe incluir consejos sobre las mejores prácticas de correo electrónico. De esa manera, puede asegurarse de que su equipo se comunique de manera profesional y eficaz con sus clientes.

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